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文書管理の基礎知識
業務効率の向上、ノウハウの蓄積と活用、
円滑な組織活動、仕事の見える化、情報共有の実践など…
速やかに確実に業務を遂行し、目的を達成するための
必須スキル！
【目次】
PART.1 文書管理について理解しよう
文書管理とは？
文書管理のメリットとは？
PART.2 文書管理の落とし穴43例
＜基本編＞
実例1「遅くまで会議資料を作成していたら”この資料を使えば早いよ”と言われた」
実例2「机の上の整理整頓は文書管理の基本です」
実例3「ファイリングのやり方ってどうするの？」
実例4「パソコンのデスクトップにファイルをたくさん保存したままにしていて注意された」
実例5「この製品価格表が古いと知らずにお客様に渡してしまった」
実例6「社内文書も文書作成ルールを守らなければならないとは思っていなかった」
実例7「クレーム対応報告を口頭で上司にするとクレーム記録を書くように言われた」
実例8「文書の保存期間を知らずに破棄してしまった」
実例9「部長から”このプロジェクトどうなっているんだ！”と叱られた。」
実例10「”この資料いつ作成したの？”と聞かれ答えられなかった」
実例11「上司に資料を提出したら、”タイトルをつけなさい”と言われた」
実例12「ファイルサーバーの容量がいっぱいだから整理するようにといつも言われる」
実例13「この文書は機密情報？公開情報？社外秘情報？」
実例14「機密文書をコピーしようとした」
実例15「資料を作成して、お客様に提出すると”勝手に提出するな！”と注意された」
実例16「お客様から預かった大事な資料を紛失した」
実例17「誤って文書ファイルを消去してしまった」
実例18「電車の中でノートパソコンを見ていたら、周りの人がジロジロ覗き込んできた」
実例19「先輩から言われたことを手帳に書き続けたことが役に立った」
実例20「議事録の書き方が悪いと注意された！」
実例21「受け取った文書をすぐに整理する！習慣化する！！」
＜組織編＞
実例22「プレゼンした時にお客様に言われたことを報告書で提出するように言われた」
実例23「会社を休んだらいつも使っている資料を見当たらないと叱られた」
実例24「社内に似たような文書フォーマットがあって一体どれを使ったらいいの」
実例25「キャビネットに空きがあったら書類を置いていたら”私物化するな！”と注意された」
実例26「ファイリングされた文書がどこに保管されているのかわからない」
実例27「作成したExcelのファイル名がわからず、探すのに苦労した」
実例28「営業担当を交代したら”あの件どうなっているの？”と催促された」
実例29「いつもあの人のところで回覧がとまる」
実例30「プレゼン資料作成のために情報収集していたら、その情報を文書に残すように言われた」
実例31「ラベルが貼られていないからキャビネットから欲しい資料を探すのが大変」
実例32「上司が私とお客様との打ち合わせ内容を知らずに訪問してしまった」
実例33「経理のデータが見えてしまうけどこれって問題では？」
実例34「お客様に資料を渡したつもりになり失敗した」
実例35「今まで提出した報告書と同じ内容で作成したら、もっと工夫しなさいと注意された」
実例36「いつも新入社員に同じことばかり聞かれて教えるのが面倒！」
実例37「契約書って、会社にとってそんなに重要なんですか？」
＜応用編＞
実例38「お客様にこの前の資料をもう1度くださいと言われたが、既に上書きしてしまった」
実例39「書庫の管理責任者は誰？」
実例40「文書管理上の分類に該当しない文書がでてきたらどうする？」
実例41「ISOや内部統制をやると文書管理が必須って本当！？」
実例42「古い文書をやっと探したけど、劣化して見えない」
実例43「最近よくToDoリストって見かけるけど、あれって必要？」
PART.3 文書管理導入・活用プロセスを知ろう！
文書管理導入・活用プロセスの計画
文書管理導入・活用の実践
文書管理導入・活用のプロセスを検証
文書管理の継続的な改善
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